Требования контролирующих органов к ведению кадрового учета ИП

Индивидуальный предприниматель, привлекающий наемных работников, обязан соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права. Кадровый учет обязаны вести все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и количества работников. Не уделяя должного внимания полноте и правильности ведения кадрового учета и пренебрегая соблюдением требований трудового законодательства, работодатель несет определенные риски: недовольство сотрудников, трудовые споры в суде, проверки контрольных органов, ответственность за нарушения трудового законодательства и др.

Мероприятия по контролю за соблюдением требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов могут осуществляться различными государственными органами исполнительной власти, фондами, службами в соответствии с предоставленными им полномочиями:

Государственной инспекцией труда,
Прокуратурой,
Пенсионным фондом,
Фондом социального страхования,
Управление по вопросам миграции МВД России,
Противопожарной службой.

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. При осуществлении надзорных и контрольных мероприятий инспекторы могут потребовать у работодателя предоставления любых документов, относящихся к предмету проверки. Законодательством не определен единый перечень документов, которые должен иметь в наличии работодатель. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения. Все кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, можно разделить на два вида:

обязательные, наличие которых у работодателей прямо определено трудовым законодательством;
факультативные, т.е. носящие рекомендательный характер.
К обязательным документам относят:
трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
трудовые книжки;
штатное расписание;
книги учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним);
документы, которые устанавливают порядок обработки персональной информации работников, а также их правовой статус в этой области;
правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР;
графики отпусков;
графики сменности;
приказы по личному составу;
личные карточки работников;
табели учета рабочего времени;
расчетные листки;
медицинские книжки;
документы, связанные с охраной труда.

Ответственность наступает как при несоблюдении требований ведения кадровых документов, так и при отсутствии кадровой документации.

За нарушение требований законодательных актов, которые содержат нормы трудового права, к работодателям (должностным лицам) могут применяться следующие виды ответственности:

Гражданско-правовая:

возмещение работнику не полученного им заработка (дохода) в случае незаконного лишения его возможности заниматься трудовой деятельностью (ст. 234 Трудового кодекса РФ);
полная материальная ответственность руководителя за прямой действительный ущерб, который причинен им организации (ст. 277 Трудового кодекса РФ);
возмещение работнику утраченного заработка, а также дополнительных расходов (на лечение, питание, приобретение лекарств и т.д.) в связи с трудовым увечьем или иным повреждением здоровья (глава 59 Гражданского кодекса РФ) и др.

Дисциплинарная: должностные лица (работодатели – физические лица), признанные виновными в нарушении требований законодательных актов, которые содержат нормы трудового права, несут ответственность, в том числе дисциплинарную, в порядке и случаях, предусмотренных законом (ст. 362 Трудового кодекса РФ);

Административная:

нарушение нормативно-правовых актов о труде, охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ):
незаконное увольнение работников (ст. 5.34 КоАП РФ);
невыполнение предписания контролирующего (надзорного) органа (ст. 19.5 КоАП РФ) и др.

Административная ответственность работодателей может устанавливаться не только в КоАП РФ, но и в специальных законах субъектов РФ. Право применять административное наказание предоставлено Государственной инспекции труда РФ, судебным и некоторым другим органам государственной власти;

Уголовная:

нарушение правил охраны труда (ст. 143 Уголовного кодекса РФ);
невыплата заработной платы (ст. 145.1 Уголовного кодекса РФ) и др.

Другие государственными органы исполнительной власти, фонды, службы, в соответствии с предоставленными им полномочиями, так же могут привлечь работодателя к ответственности. Так, например, Пенсионный фонд или Фонд социального страхования в рамках проведения камеральной или выездной проверки вправе имеют право требовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, отказ от предоставления которых или непредставление в установленный срок признается правонарушением и влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

С 01 января 2017 года, в соответствии с Федеральным законом № 348-ФЗ, работодатели – субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом работодатель обязан включить в трудовые договоры с сотрудниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством должны регулироваться локальными нормативными актами и учитывать особенности, связанные с выполнением конкретных работ, относящихся к конкретному работнику. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации 27.08.2016 г. № 858, который включает в себя различные варианты заполнения отдельных положений и условий. Обязательными останутся: трудовые книжки, расчетные листки, графики отпусков. К микропредприятиям относятся субъекты малого бизнеса (включая работодателей – индивидуальных предпринимателей) среднесписочная численность работников которых не превышает 15 человек, а выручка - до 120 млн руб. Если же работодатель перестал относится к микропредприятиям, кадровый учет необходимо восстановить не позднее четырех месяцев с даты внесения изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.

Заказать обратный звонок